会计档案整理方法
会计档案如何整理?第一是定规则,第二是分类,第三是编号。当然也要考虑单位规模、档案多少等因素,确定会计档案管理的规则。
综合会计档案的专业属性和管理实践,8步既可规范管理好会计档案。
操作方法
(01)给会计档案分类及编码。(1)会计档案一般分为:会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。(2)会计档案编码示例:①会计凭证 J1②会计帐簿 J2③财务报告 J3④其它 J4
(02)给会计档案分年度。分类后按年度分档案。
(03)确定会计档案保管期限。根据会计档案管理的专业要求,确定会计档案的保管期限。如附图。①会计凭证 J1②会计帐簿 J2③财务报告 J3④其它 J4
(04)排列会计档案案卷。在一个类别的会计档案内,按年度、保管期限将档案顺序排列。
(05)填写会计档案内容。(1)全宗号:档案馆指定的归档单位编号。这个看情况,许多单位不需要这个。(2)目录号:目录的编号。(3)案卷号:案卷的顺序号,案卷内唯一,不能重复。
(06)制作会计档案目录。目录应包含:序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。
(07)打印会计档案目录。将目录打印出来,一式三份。
(08)会计档案归档。档案整理完毕,装入档案盒,填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》,移交单位档案管理部门管理。
特别提示
注意单位规模。
要考虑档案多少。
结合上述两项,确定档案规则繁简程度。
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