高效实用的电脑文件和文件夹整理方案
在日常的工作过程中,经常会碰到这样的场景,遇到事情急需在电脑上找一个含某方面内容文件的时候,不是找半天才找到,就是怎么找都找不到,虽然自己是感觉有怎么个文件保存到电脑里面了,可是时间一久就忘记文件名,更不要说放哪了,这样的事情不仅浪费我们的时间和精力,有时候甚至会对我们的工作产生不利的影响,因此,高效实用的进行电脑文件和文件夹整理就很有必要了。
操作方法
(01)我们的电脑硬盘,一般情况下是分4个区比较合理,这样排列的时候有种美感,不信大家试试是不是有这个感觉。当然分几个区看个人喜好,不过每个分区自己想要放什么材料要目标明确,家庭电脑和办公电脑不一样,这里就只针对办公电脑来说, C盘一般只用来放系统文件,D盘用来放非工作方面的东西,E盘用来放工作方面的资料,F盘基本当做备份用。办公电脑最好不要把盘符名称设置成娱乐盘,电影盘这样的名字,办公电脑上让老板或者上司一点你的电脑就发现这样的名字,你想想后果吧。
(02)文件夹或者文件,时间久了,就会变得越来越多,在对文件或者文件夹进行整理前,首先要做的事情是整理自己的思路,每个人的工作内容不一样,负责的项目也不一样,因此不同文件夹或者文件的重要性也不一样,一级目录的文件夹要根据自己工作内容的重要性来分,最经常用到的那一类,分到一级,然后在这个文件夹下再设下一级目录,二级或者三级目录可以按文件内容设文件夹,也可以按年限来设不同的文件夹,具体看需要。一个原则,分类合理,用的时候能快速找到。
(03)文件夹排序的问题。不同的文件夹在排序时候,查看方式用详细信息这一栏,能够方便我们使用,最常用的可以放最前面,这样使用效率最高,有个小技巧,可以在名称前面加★符号,会自动排到前面。也能让人一眼就看到这个文件夹的重要性。
(04)文件名称的命名也很重要,文件命名的原则要做到让人一眼就知道这个文件是什么内容,这样有助于提高我们的工作效率。可以参考文件内容的标题,当同个文件有不同版本出现的时候,要加上时间,一般是以日期为准,同个日期的就需要在加上不同的标记以示区别,比如用V1.0,V2.0什么的,这个思路可以参考那些软件版本的设置。
(05)利用好系统自带的库,如果你的系统是WIN7,好好利用好这个工具有助于你进行文件的管理,针对不同的类型可以建立不同的库文件,然后把类似的文件加入到里面来,经常用到的东西放到库里面,会让你的工作效率如虎添翼。
(06)最最重要的一点,好的文件整理需要不断的坚持,不断的把新产生的文件归类,只有这样才能保持高效实用的使用环境。
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