使用word、outlook快速群发工资条详细图文教程
工资条这种每个人不一样,为了保密,不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。 当然,这种方法不只是用于群发工资条,用于通知等的邮件群发,都非常实用。
本人使用office2010编写此教程,可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。
本教程只需跟着步骤设置一次,后期基本上只要几分钟就可完成一批次发送。
操作方法
(01)建立excel版工资表明细,工资表中要增加每个员工的email地址
(02)建立一个word文件,文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容(请根据公司自身情况设计,word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源,并不一定包括excel中所有字段)
(03)保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态,在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导(注意,可能由于word的版本不同,请大家参考执行);
(04)在右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件” ,然后在右侧下部选择“下一步:正在启动文档”;在右侧上部 “想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档” ,在右侧下部选择“下一步:选取收件人” ;在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第1步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
(05)弹出的 邮件合并收件人窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件,请点击取消“√” ,然后点击确定
(06)在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件” , 用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格,然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”,弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”(这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。其它字段类似操作,你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行)
(07)全部链接完成后如图所示,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件” , 可在右侧上部选择不同员工预览,预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并” ,然后点击右侧上部“电子邮件”
(08)弹出邮件选项窗口,收件人选择excel中员工邮件地址,主题行就是邮件主题,邮件格式建议选择html(发送时在文件正文且保留word所有格式)或者附件,发送记录可选择全部发送或部分发送。点击确定即自动启动outlook并开始后台自动发送
(09)发件箱如图,双击邮件标题可查看具体发送内容
特别提示
请确保每人的邮件地址准确,尤其注意公司内重名的联系人邮箱地址。
word文档插入域之后一定要点保存,下次发工资条的时候只要更新excel工资表,不需要再一步步设置。
excel工资表模板和word工资条模板最好保存在电脑固定位置,不要移动,否则后期还得重新链接。
有网友反馈待发邮件中的工资条有很多位小数,但是excel工资表中是两位小数,这种情况请全选工资表右键设置单元格格式,改为“文本”格式,再按步骤执行邮件合并就可以了。
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