如何写好会议通知?
会议通知看似简单的公文,其实也是非常重要的,如果写得不好,不但会让人误事,还会让别人觉得自己做事马虎,影响自己在领导心目中的形象,不利于以后的发展。如何写好会议通知呢?
操作方法
(01)掌握会议通知的几大要素:会议通知的要素是时间、地点、参加人员、会议主题、会议主持人。如果是外部的会议通知,还要写明报到地点、携带资料、路程说明。这些必须写得准确、简明扼要、清楚,如果这些都丢三落四、含糊不清,很容易让人产生误解,耽搁时间。写好会议通知,一定要慎重、严谨,最好请别人审核一遍,因为自己有时很难发现错误。
(02)会议通知的格式和主题:会议通知有特定的格式,一般分为标题、主送单位、会议主题、抄送人员、会议主持单位、日期。主题相当重要,会议主题是会议的讨论重点。整个会议要围绕这个主题进行,不能偏题;如果没有会议主题,则很可能会漫漫而谈、甚至会发生无休止的争论,造成的结果是:花了很多时间,却没有解决实质问题。
(03)会议通知的发送时间:会议通知至少要提前二、三天发送,因为各个参加人员要准备报告材料;如果是年度总结大会,更要提前,有时甚至得要提前一个月,因为准备材料的时间很长。如果是日常定期的会议,则可以随意点。
(04)会议通知的通知形式:一般党政机关的会议通知都是打印在红头信纸上,通过书信的方式发送至各单位、部门;如果是企业内部的会议,以前也有红头信纸,随着电子化办公的发展,现在已经改成为邮件发送;邮件发送时,主送和抄送名单要设定好,主送为参加会议人员,抄送为总经理、总监等高层人物。
(05)会议通知的布置:负责会议通知的人,一般要提前布置会场,会场布置包括:准备投影仪、凳椅、麦克风、录音笔、笔记本电脑、整理各部门人的PPT文件、会议签到表、食物和水,会议前与各参加人员的到签情况。
(06)写好会议纪要:会议的目的肯定是为了解决一些问题,会议正常进行后,负责写会议通知的人,还得写《会议纪要》,记载会议讨论的重点、和发生的问题。会议纪要最好用笔记本电脑进行,打字速度要快,而且能迅速抓住重点。写会议纪要最简单的方法是用EXCEL表格记载,写明发生问题、负责人、问题分析,要求解决问题的时间。会议纪要写好后,要发送至各参加人员,并落实后续问题的跟踪解决。
特别提示
随着通讯的发展,很多单位采用网络会议,这样即使人员分布在各个国家都能召开会议了。
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