Word排版时如何自动生成目录
使用Word编辑长文档(如论文、书籍、研究报告等),如果文档有多级标题,往往需要生成目录,以便于检索。
有人使用手工输入目录,但这样不但不容易控制格式,还会让后期修改非常麻烦:一旦内容所在的页码有变,目录就需要重新修改。
其实,Word提供了自动生成目录的功能,只需要按以下步骤操作即可。
可以使用内建样式设置标题的格式。
(01)首先要把文档的内容录入或粘贴到Word中,设置好正文的格式。PS:正式文档的正文一般为宋体、小四号或五号字,段后距0.3-0.5行,首行缩进2个字符。
(02)设置标题的格式:即需要生成目录的标题。标题可以使用Word内置样式进行格式化,如“标题1、标题2、标题3、标题4...”等样式,操作方法是:选中需要作为目录的第一级标题,然后点击格式下拉框,选择需要的样式,如“标题2”,如果字体过大,可以手工修改,如标题2样式的字体改为四号字。如图1.
(03)使用相同的方法,把所有第一级标题均设置为相同的样式,如“标题2”,可以使用格式刷来快速格式化:选中已经设置好格式的那个标题,双击快捷工具栏的“格式刷”按钮,然后一个个选中需要设置格式的其它标题。设置完成后,按一次ESC键,中断“格式刷”。如图2.
(04)然后设置二级标题的格式,可以直接使用内建样式,如“标题3”样式,并手工修改好字体大小。注意:这里的二级标题和“标题3”样式并不矛盾,二级标题是指生成目录后显示为第二级别,而“标题3”中的3仅仅是一个名称。如图3.
(05)使用类似步骤3的方法,把二级标题全部格式化:选中已经设置好格式的二级标题,双击“格式刷”,然后用带有“刷子”的I字光标去选中需要设置为二级标题的内容。如图4。
(06)如果文档中还有三级标题,则使用相同的方法设置好样式。这样,需要制作成目录的标题便设计好了。
也可以手动设置标题的格式。
(01)如果对标题的格式有特殊需要,也可以手工设置格式,而不使用内建样式。操作方法为:选中需要设置格式的一级标题,设置好格式,如:楷体,小四号字,加粗;居中对齐,并在“段落格式”设置对话框中,设置“大纲级别”为1级。如图5.
(02)使用上述方法,用格式刷把文中的一级标题全部格式化好;然后使用类似的方法设置好二级标题,字体为:小四号字,黑体,居中对齐,并把大纲级别设置为2级;如图6.并使用相同的方法,用格式刷把所有二级标题格式化好。
(03)如果还有三级甚至更多级别标题,使用类似方法,分别把大纲级别设置为3级、4级等。
生成目录
(01)只有使用内建样式设置好了格式或手工设置了“大纲级别”的标题,才能纳入到目录中。其实,使用内建样式即设置了大纲级别。如“标题1”样式的大纲级别为1级,“标题2”样式的大纲级别为2级......
(02)设置好标题格式后,便可以开始生成目录了。首先在需要生成目录的位置输入“目录”二字,设置好格式,按回车把光标置于下一行。如图7.
(03)点击“插入”菜单,选中“引用”选项后“索引和目录”,打开索引和目录对话框。如图8.
(04)在“索引和目录”对话框中,选中“显示页码”、“页码右对齐”、选择需要的“制表符前导符”,一般不要选中“使用超链接而不使用页码”,设置“显示级别”为需要的级别,如3级。然后按“确定”按钮。如图9.
(05)这样,目录便自动生成了。光标点击目录区域,可以看到,目录是灰色底纹,即目录实际上是一个“域”。如果我们对正文进行了修改,增加了一些页面,或者对标题格式进行了修改,只需要在目录区域右击,在弹出的右键菜单中选中“更新域”命令,即可更新整个目录(或者只更新页码)。如图10.
(06)为了使长文档便于查阅,一般需要插入“页码”。点击“插入”菜单,选中“页码”,在“页码”对话框中,设置页码的位置和格式,即可插入面页码。如图11.这样,文档的目录便可以轻松地和内容页码对应起来了。
特别提示
1、需要生成目录的标题必须有“大纲级别”,可以使用Word内建样式自动套用级别,也可以手工指定;
2、自动生成的目录格式也可以像正文格式一样修改,但是修改后如果“更新域”,则需要重新修改。
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