如何批量列印信封
當一個文員有時會向外郵寄一批信件,我看到很多單位是把收件人資訊列印在紙上裁剪後貼在信封上。
我利用Word的郵件合併功能,對比信封直接列印,既實用,又省去了裁剪、貼上的工序,提供大家參考。
WPS也有相同的功能,使用方法類似。
操作方法
(01)建立需要列印的資訊庫。用Excel建立一張資訊庫表,將收件人、單位、地址、電話,寄件單位、地址等資訊錄入進去,儲存起來即可。如果是單位印製的信封,又不需要改變寄件人資訊的,就不用錄入寄件人資訊了。
(02)建立信封模板。以小信封為例,一般信封是橫式的,列印時要用短邊送紙,所以要將頁面設定成橫向(可根據印表機送紙方式設定),並將顯示設定成與實際尺寸相同,以便與信封進行對比。在頁面插入文字框,建議將收件人、單位、地址等分別單獨插入,便於調整。將各文字框拖動到資訊大致的位置,後期再仔細調整。
(03)設定文字框格式。以郵政編碼為例。郵政編碼是最麻煩的,因為有6個方框印好了,要對準位置,其它的資訊則相對準確就行。先隨意打上6個數字,設定字型、字號和字間距離,使之與信封上的6個方框位置相同。然後設定文字框格式,去掉邊框,最好將填充也設定成“無色”,以免調整後遮擋住其它文字框。其它文字框調整方法類似。
(04)調整模板。對比信封,在顯示屏調整各資訊文字框的位置。可以列印一個對照一下,多試幾次,要有耐心。
(05)郵件合併。開啟郵件合併工具欄,開啟先期建立的資訊庫表,分別在設定的資訊位置插入郵編、收件人等相應的資訊。合併完成可檢視一下顯示效果。
(06)列印。列印方法一共3種。一是一個一個信封驅動列印,二是將所有需要列印的信封檔案合併成一個文件,一次性列印,也可以選合併到印表機一次性列印。在郵件合併工具欄上有這幾個按鈕,自己選用即可。不同的印表機進紙方法不同,有的是居中放,有的是靠邊放,列印方式也不同,有的是正面進紙,有的是反面進紙,所以如何放信封要根據印表機不同來選擇正確的放置信封的方式。先列印一個信封試試,看看效果是不是可以了。位置不對還需要調整文字框的位置,這需要一點耐心喲。
特別提示
不同的印表機進紙方法不同,有的是居中放,有的是靠邊放,所以在設定模板時要注意。
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