如何寫進度報告
當你的上司要求你寫一份進度報告,你可能覺得很痛苦。進度報告也許看起來像是渺小的工作,但在跟你的主管和其他職員溝通專案細節時卻很有幫助。提供這個資訊能讓你的上司在協助專案人員配置、預算需要、支援和指導上提供幫助。
步驟
(01)研究你在進度報告中需要覆蓋的業務方面。這包括正在進行的專案的所有詳情;你會需要從裡到外瞭解,這樣你才能呈現給你的主管看。如果需要,從下屬、同事、承包商和分包商那兒收集報告。
(02)組成你的目的陳述。這應該包括專案的簡短描述。你不需要寫地太過羅嗦,因為你的主管應該對於你正在進行的專案有所瞭解,他們可能沒有很多時間來閱讀整份進度報告。在這個開頭陳述上,解釋你為什麼在這個時候寫進度報告。
(03)在報告主體中解釋有什麼工作已經完成了。你在這裡可以更詳細點,這樣你的上司能夠在其它需要的方面用到這個資訊。歸納出這些任務是怎樣的,這樣能幫助達成最終目標,解釋哪個階段有哪些任務。論述你是如何利用預算,具體說明什麼地方需要預算,什麼地方不需要。
(04)考慮你在進行這個專案時碰到的問題。這可以包括人員、時間侷限、瓶頸問題以及法律事項。列出這些,也寫出你如何糾正問題或者打算如何糾正問題。如果你在某些事情上需要幫助,就在這裡說明。
(05)寫下仍在進行中的活動。提供這些活動的預計完成時間,概括出你預料的潛在問題。在報告中註明你是否相信專案會按期完成。
(06)建立一個電子表格,詳細寫明你已經完成了專案的哪些部分,以及你仍然在進行的部分。儘可能給出詳情;包括日期和實際的及預計成本。既然你的上司可能不會有很多時間閱讀進度報告,提供一個表格來總結可能會有幫助。這是可選的,但如果你的上司時間有限或者他更願意看到圖示的表示,而不是文字,那麼就太有幫助了。
(07)總結你的進度報告。這一部分要短而簡潔,只寫出必要的細節,也就是關於你已經完成的以及仍然在進行的。快速回顧所有問題或你對於專案的憂慮,寫出你對解決問題的建議。
特別提示
嘗試評斷你的主管的風格。她可能對某種報告的型別更偏愛。有些可能想要看到更到列表和分項資訊;有些會喜歡越簡短越好。而有些則可能喜歡儘可能多的資訊,不管需要多少頁來寫完。
在進度總結部分要明確,但儘量不要太過羅嗦。
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