高效實用的電腦文件和文件夾整理方案
在日常的工作過程中,經常會碰到這樣的場景,遇到事情急需在電腦上找一個含某方面內容文件的時候,不是找半天才找到,就是怎麼找都找不到,雖然自己是感覺有怎麼個文件保存到電腦裏面了,可是時間一久就忘記文件名,更不要說放哪了,這樣的事情不僅浪費我們的時間和精力,有時候甚至會對我們的工作產生不利的影響,因此,高效實用的進行電腦文件和文件夾整理就很有必要了。
操作方法
(01)我們的電腦硬盤,一般情況下是分4個區比較合理,這樣排列的時候有種美感,不信大家試試是不是有這個感覺。當然分幾個區看個人喜好,不過每個分區自己想要放什麼材料要目標明確,家庭電腦和辦公電腦不一樣,這裏就只針對辦公電腦來說, C盤一般只用來放系統文件,D盤用來放非工作方面的東西,E盤用來放工作方面的資料,F盤基本當做備份用。辦公電腦最好不要把盤符名稱設置成娛樂盤,電影盤這樣的名字,辦公電腦上讓老闆或者上司一點你的電腦就發現這樣的名字,你想想後果吧。
(02)文件夾或者文件,時間久了,就會變得越來越多,在對文件或者文件夾進行整理前,首先要做的事情是整理自己的思路,每個人的工作內容不一樣,負責的項目也不一樣,因此不同文件夾或者文件的重要性也不一樣,一級目錄的文件夾要根據自己工作內容的重要性來分,最經常用到的那一類,分到一級,然後在這個文件夾下再設下一級目錄,二級或者三級目錄可以按文件內容設文件夾,也可以按年限來設不同的文件夾,具體看需要。一個原則,分類合理,用的時候能快速找到。
(03)文件夾排序的問題。不同的文件夾在排序時候,查看方式用詳細信息這一欄,能夠方便我們使用,最常用的可以放最前面,這樣使用效率最高,有個小技巧,可以在名稱前面加★符號,會自動排到前面。也能讓人一眼就看到這個文件夾的重要性。
(04)文件名稱的命名也很重要,文件命名的原則要做到讓人一眼就知道這個文件是什麼內容,這樣有助於提高我們的工作效率。可以參考文件內容的標題,當同個文件有不同版本出現的時候,要加上時間,一般是以日期爲準,同個日期的就需要在加上不同的標記以示區別,比如用V1.0,V2.0什麼的,這個思路可以參考那些軟件版本的設置。
(05)利用好系統自帶的庫,如果你的系統是WIN7,好好利用好這個工具有助於你進行文件的管理,針對不同的類型可以建立不同的庫文件,然後把類似的文件加入到裏面來,經常用到的東西放到庫裏面,會讓你的工作效率如虎添翼。
(06)最最重要的一點,好的文件整理需要不斷的堅持,不斷的把新產生的文件歸類,只有這樣才能保持高效實用的使用環境。
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