如何批量打印信封
當一個文員有時會向外郵寄一批信件,我看到很多單位是把收件人信息打印在紙上裁剪後貼在信封上。
我利用Word的郵件合併功能,對比信封直接打印,既實用,又省去了裁剪、粘貼的工序,提供大家參考。
WPS也有相同的功能,使用方法類似。
操作方法
(01)建立需要打印的信息庫。用Excel建立一張信息庫表,將收件人、單位、地址、電話,寄件單位、地址等信息錄入進去,保存起來即可。如果是單位印製的信封,又不需要改變寄件人信息的,就不用錄入寄件人信息了。
(02)建立信封模板。以小信封為例,一般信封是橫式的,打印時要用短邊送紙,所以要將頁面設置成橫向(可根據打印機送紙方式設置),並將顯示設置成與實際尺寸相同,以便與信封進行對比。在頁面插入文本框,建議將收件人、單位、地址等分別單獨插入,便於調整。將各文本框拖動到信息大致的位置,後期再仔細調整。
(03)設置文本框格式。以郵政編碼為例。郵政編碼是最麻煩的,因為有6個方框印好了,要對準位置,其它的信息則相對準確就行。先隨意打上6個數字,設置字體、字號和字間距離,使之與信封上的6個方框位置相同。然後設置文本框格式,去掉邊框,最好將填充也設置成“無色”,以免調整後遮擋住其它文本框。其它文本框調整方法類似。
(04)調整模板。對比信封,在顯示屏調整各信息文本框的位置。可以打印一個對照一下,多試幾次,要有耐心。
(05)郵件合併。打開郵件合併工具欄,打開先期建立的信息庫表,分別在設置的信息位置插入郵編、收件人等相應的信息。合併完成可查看一下顯示效果。
(06)打印。打印方法一共3種。一是一個一個信封驅動打印,二是將所有需要打印的信封文件合併成一個文檔,一次性打印,也可以選合併到打印機一次性打印。在郵件合併工具欄上有這幾個按鈕,自己選用即可。不同的打印機進紙方法不同,有的是居中放,有的是靠邊放,打印方式也不同,有的是正面進紙,有的是反面進紙,所以如何放信封要根據打印機不同來選擇正確的放置信封的方式。先打印一個信封試試,看看效果是不是可以了。位置不對還需要調整文本框的位置,這需要一點耐心喲。
特別提示
不同的打印機進紙方法不同,有的是居中放,有的是靠邊放,所以在設置模板時要注意。
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