計算機Word——郵件合併
現在很多大學要求在大學期間過計算機二級,一些公司也要求擁有一定的計算機基礎,可見計算機知識在我們生活中的重要性,接下來我們就來學習一下計算機文檔中常用的郵件合併。
操作方法
(01)找到自己想要編輯的Word文檔,雙擊進入後在Word頁面上當找到菜單欄,點擊郵件圖標。
(02)進去郵件頁面後,點擊下方的開始郵件合併的按鈕。
(03)進入郵件合併的子菜單中,選擇自己想要合併的郵件類型,有信函、電子郵件、信封等。如果對郵件合併步驟不清楚,則可以點擊子菜單下方的郵件合併分步向導。
(04)進去郵件分步向導後,可以選擇自己文檔的類型,如果上一步已經選擇好後,就可以直接點擊下方的“下一步:正在啟動文檔”。
(05)以信函為例,進去下一個頁面後就要選擇郵件合併的文檔,“從現有文檔開始”表示編輯的文檔已經進行了郵件合併,“使用當前文檔”表示對正打開編輯的文檔進行郵件合併,我們一般選擇“使用當前文檔”,選擇好後,點擊頁面下方的下一步。
(06)進去新頁面後,頁面上方有收件人文件的選項,點擊使用現有列表,如有特殊情況,可根據情況進行選擇。選擇好後,在頁面中間位置找到“瀏覽”的選項,雙擊進入。
(07)在電腦中找到收件人的表格,單擊選擇好後,點擊頁面下方的打開。一般都是運用Excel表格,然後選擇收件人保存的工作表,單擊選擇好後,點擊下方的確定。
(08)選擇好表格後,頁面就會出現表格裏的內容,這時候就可以進行瀏覽,看是否是自己需要的收件人信息。如果只需要表格中的一部分收件人,則可以點擊下方的篩選選項,然後輸入篩選標準,就可以得到自己需要的收件人,然後點擊下方確定即可。
(09)收件人信息確定好後,點擊頁面下方“下一步:撰寫信函”。
(10)進去信函插入信息的選項,如地址、問候語等,這兒我們需要插入姓名,則點擊下方的其他項目,然後系統會根據自己插入表格的內容進行插入項目的顯示,選擇自己需要插入的項目,點擊插入。一定要注意,鼠標一定要點擊到自己插入的位置。插入好後,頁面就會出現插入的項目名稱。
(11)點擊頁面下方的“預覽信函”。
(12)信函合併完成後,可以在頁面上方對不同收件人的信函進行瀏覽,也可以點擊下方的排除聯繫人,確認無誤後,點擊“下一步:確認合併”。
(13)郵件合併完成後,也可以點擊編輯單個信函,然後在下一個頁面中選擇全部合併到新文檔,這時候就會生成一個新的Word文檔,我們可以在新文檔中進行單個的收件人編輯。
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