如何把各種文件歸檔
日常工作中,文職工作會遇到很多各種類型的文件,若果每天都處理,需要花費一定的時間。積累到一定量在處理的話,遇到查詢文件的,就更不容易找到了。因此在這裏小編和你分享一下,怎麼快速把各種文件歸檔。
操作方法
(01)首先把所有的文件都收集到一起,疊放整齊擺放在桌面上。不要把文件漏掉了,要不然以後在查詢文件的時候,會很麻煩的,而且領導們會很劈你的。
(02)接着把收集到的文件,按照不同的種類分開,騰出桌面一塊地方,都分別擺放開。注意不要混在一起了,要是其中一份文件夾在其他文件中,這樣就造成文件歸檔錯誤。
(03)然後把每種類型的文件按照編號或日期進行排序,在分開擺放。在這個時候的排序,最好是按照有後到前排,這樣的話,在你打開文件的時候,最先看到的是最近的文件,而不需要翻到最後面才能找到最近的文件。
(04)文件排序完成之後,拿出裝文件的文件夾,按照對應的種類進行歸檔。拿出來的文件夾也要擺放好,因為我們的辦工桌就那麼大的地方,擺放整齊,有利於我們迅速找到它。
(05)所有文件歸檔完畢之後,需要再檢查一下,各類文件是否和文件夾的名稱一致。然後把文件都放入文件櫃進行保存。放入文件櫃時,也要按照文件的順序進行擺放,不能隨意擺放,而不利於查找。
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