祕書如何處理好人際關係
祕書還要善於選擇溝通交談的時間、場合和對方感興趣的話題,態度謙虛誠懇,善於體察對方心情。講究説話的技巧,來增進與同事的情感。
祕書與同職門同事處理好關係
(01)必須學會尊重同事在自尊的前提下,祕書人員之間應彼此尊重。祕書工作中,不能隨意插手別的祕書職權範圍之內的事情。有的工作需要大家共同完成時,應互相協商、配合,而不能只顧自己或互相破壞。
(02)保持樂觀和幽默感祕書工作似乎千篇一律,變化不大,沒有多大的挑戰性。但祕書千萬不要變得灰心喪氣,要讓自己變得富有幽默感。樂觀和幽默可以消除彼此之間的敵意,更能營造一種親近的人際氛圍。更有助於祕書與同事的關係變得輕鬆,消除工作中的勞累,容易讓同事感到親近。祕書在工作中切忌情緒不佳,牢騷滿腹,工作時應該保持高昂的情緒狀態,即使遇到挫折、飽受委屈,也應當保持樂觀的心境。切忌逢人訴苦,在其他同事面前抱怨,祕書應當忘記過去的種種,把注意力放到充滿希望的未來,做一個生活的強者。
(03)化解矛盾,增進情感祕書與同事之間在遇到矛盾時。需要和同事進行良好順暢的情感交流,就能化解各種矛盾,使雙方的工作順利進行。祕書與同事間出現意見分歧,祕書要能客觀冷靜的分析,控制自己的情緒,從自身找原因,對於自己的弱點要有清醒的認識並保持必要的敏感,如果確實辦錯了事,應勇於為自己犯下的錯誤承擔責任,真誠地道歉,不推託找藉口,對於同事的過失應客觀地看待和處理,要儘量學會寬容。
祕書與各職能部門的關係
(01)平易近人,協作支持祕書人員在與各職能部門人員的交往中,應擺正自己的位置,平等相待,平易近人。平時主動了解各職能部門的情況,體諒職能部門的難處。祕書部門的工作需要得到各職能部門的協作與配合,各職能部門的工作也需要祕書部門的支持與合作。平時各職能部門需要向領導反映情況、提出建議等,常常需要通過祕書人員與領導聯繫或溝通。
(02)提供熱情周到的服務祕書應主動幫助各職能部門與領導溝通,在職責允許的範圍內幫助各職能部門解決工作中的問題,特別要注意平等對待各職能部門,建立正常的合作關係。在促進各職能部門協調的過程中,祕書人員既要忠於領導的意圖,明確協調的基本原則,又要針對具體情況,切實解決他們的困難,促使各部門化解矛盾。
祕書與領導的關係處理
(01)維護上司的威信。尊重上司的意見,認真執行已完成的決議上司找你商討問題時,要毫無保留地提出自己的看法,如果上司有不同的觀點,要尊重上司的意見,如果一形成的決議,儘管自己還有不同的看法,此時,也只能保留自己的意見,堅定不移地執行決議。
(02)慎用上司的授權。祕書的一切權力都來自上司的授予。祕書在工作的時候必須按職責規定辦事,不能越權,不能假借上司的名義發號施令;更不能假公濟私,用上司的名義謀取個人利益。尊重上司並不是表面的恭維。只有注意這些實際問題,謹慎用權才是真正地尊重上司。
(03)以事業為第一生命。所有的上司都會喜歡看重自己事業的祕書。這類人除了工作積極認真以外,他們在上下班的時間上也與其他人有區別,上班時,他們會提前10~15分鐘進辦公室,整理內務,打掃衞生;下班時他們會走在最後,臨走之前,他們會主動去關燈關窗。
(04)説話簡潔清晰。上司時間寶貴,祕書説話囉嗦就意味着浪費上司的寶貴時間,所以祕書向上司彙報工作時要言簡意賅,要做到這一點,除了平時注意練習語言表達能力之外,在彙報前還要注意清理思路,突出重點,必要時,可以考慮寫成書面提綱。
(05)注意仔細聆聽。善於傾聽的人不僅能聽到上司的説話內容,而且還要能聽懂上司的弦外之音。只有這樣才能把握上司的説話重點,領會上司的意圖。
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