如何在word中使用邮件合并
我们在工作中,可能会遇到需要制作大量格式相同的文件,如批量打印工资条、准考证、学生成绩单或者请柬等,这时,我们可以运用"邮件合并功能"帮助我们快速制作这些文件。此例中以批量制作学生成绩单为例。
准备好数据源
(01)打开word软件,新建一个文档,点击【插入】,选择“表格”,插入一个10行4列的表格,填写好各学生的姓名和对应的成绩分数,然后保存文档。
制作好文档模板
(01)新建一个文档(快捷键:Ctrl+N),编辑好文档的格式。
(02)点击【引用】,然后选择“邮件”,点击“打开数据源”,选择刚刚编辑好的数据文档。
(03)选择需要编辑的内容,然后点击“插入合并域”,在弹出框选择相应的内容插入。
(04)编辑好要替换的内容后,点击“合并到新文档”,在弹出框中选择“全部”然后点击确定。此时可以看到文档已经替换成功了。
(05)如果我们想在一个页面中插入多条记录,可以在编辑好要替换的内容后,点击“插入Next域”,然后复制粘贴该表格,重复操作几遍。
(06)然后点击‘合并到新文档’,在弹出框中选择“全部”,点击确定按扭。此时可以看到一个页面中插入了多个成绩单。
总结:
(01)邮件合并的使用:在word文档中,先建立两个文档:一个是包括所有文件共有的主文档(如未填写的成绩单等)和一个是包括变化信息的数据源(姓名、各科分数等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件可以保存为word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去。
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