如何使用excel簡化登記手工賬的過程?
上個月辭工了,卻從別人那兒學到了一個大招,覺得自己登賬的方法太傻了,完全可以用excel表把自己的憑證錄入,然後使用excel進行篩選,簡化登記明細賬的過程,只需要簡單的幾個工作表就可以完成。跟我一起做做吧。關鍵在於製作好表格。
操作方法
(01)如果你對會計做賬的方法有了解的話,就知道做明細賬的關鍵要素是日期,憑證號,摘要,借貸方的一級科目,明細科目,金額等。那麼該如何在excel表中反映這些內容呢?
(02)用excel反映經濟業務的內容在excel表中按如下方式設定橫向的行,依次輸入憑證號,摘要,一級科目,二級科目,借方金額,貸方金額等內容。憑證號的編碼可以按001,002,003...,摘要輸入文字。將你的手工憑證錄入。
(03)摘要的輸入,一級二級科目的輸入要根據業務的內容來確定,比如現金支付電費,分錄是借:管理費用—水電費,貸:庫存現金 ,借方的一級科目“管理費用”,二級科目是所屬的“水電費”,分錄有二行,摘要就有二行,一級二級科目都有的話依次輸入。
(04)快速輸入摘要的方法是,同一個業務摘要相同的話可以將鼠標移到單元格的下方出現小十字,然後往下拖動,此時內容會複製。也可以直接選中第一個單元格內容按ctrl+c,ctrl+v的順序進行快速鍵的複製粘貼。
(05)借貸方金額的選擇是根據科目的性質來的,書寫分錄後的借方的發生額在借方金額輸入,貸方發生額在貸方輸入,一借多貸或者一貸多借注意一筆筆分開,要寫清楚,方便篩選。
(06)篩選的方法是,點擊“數據—自動篩選”此時每行前面出現一個下拉箭頭,點擊可以看到篩選的內容,在內容前面打勾即可看到你要篩選的科目,科目經過篩選後篩選後直接可以根據它登記手工賬。
(07)登記完憑證後,需要將借貸方金額進行合計,看借貸方金額是否平衡,如果平衡,說明登記可能沒有錯誤。而且對於其他應收款,其他應付款等科目,需要仔細覈對,小心一字帶來的錯誤。
(08)excel中填寫記賬憑證按照我的圖片上的方法制作一個表格,要素可以參考我的圖,第二行的日期是記賬的日期,你可以在摘要當中寫明實際發生該業務的日期,做好後,登記數字,借方或者貸方有幾行的話,選中求和,看左右是否相等,借貸是否平衡。前面的大表格當中登記的憑證和後面的記賬憑證一一對應。
特別提示
憑證和前面的表格最好放在不同的工作表中。
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