Word排版時如何自動生成目錄

使用Word編輯長文檔（如論文、書籍、研究報告等），如果文檔有多級標題，往往需要生成目錄，以便於檢索。
有人使用手工輸入目錄，但這樣不但不容易控制格式，還會讓後期修改非常麻煩：一旦內容所在的頁碼有變，目錄就需要重新修改。
其實，Word提供了自動生成目錄的功能，只需要按以下步驟操作即可。

可以使用內建樣式設定標題的格式。

（01）首先要把文檔的內容錄入或粘貼到Word中，設定好正文的格式。PS：正式文檔的正文一般爲宋體、小四號或五號字，段後距0.3-0.5行，首行縮進2個字元。

（02）設定標題的格式：即需要生成目錄的標題。標題可以使用Word內置樣式進行格式化，如“標題1、標題2、標題3、標題4...”等樣式，操作方法是：選中需要作爲目錄的第一級標題，然後點擊格式下拉框，選擇需要的樣式，如“標題2”，如果字型過大，可以手工修改，如標題2樣式的字型改爲四號字。如圖1.

（03）使用相同的方法，把所有第一級標題均設定爲相同的樣式，如“標題2”，可以使用格式刷來快速格式化：選中已經設定好格式的那個標題，雙擊快捷工具欄的“格式刷”按鈕，然後一個個選中需要設定格式的其它標題。設定完成後，按一次ESC鍵，中斷“格式刷”。如圖2.

（04）然後設定二級標題的格式，可以直接使用內建樣式，如“標題3”樣式，並手工修改好字型大小。注意：這裏的二級標題和“標題3”樣式並不矛盾，二級標題是指生成目錄後顯示爲第二級別，而“標題3”中的3僅僅是一個名稱。如圖3.

（05）使用類似步驟3的方法，把二級標題全部格式化：選中已經設定好格式的二級標題，雙擊“格式刷”，然後用帶有“刷子”的I字遊標去選中需要設定爲二級標題的內容。如圖4。

（06）如果文檔中還有三級標題，則使用相同的方法設定好樣式。這樣，需要製作成目錄的標題便設計好了。

（01）如果對標題的格式有特殊需要，也可以手工設定格式，而不使用內建樣式。操作方法爲：選中需要設定格式的一級標題，設定好格式，如：楷體，小四號字，加粗；居中對齊，並在“段落格式”設定對話框中，設定“大綱級別”爲1級。如圖5.

（02）使用上述方法，用格式刷把文中的一級標題全部格式化好；然後使用類似的方法設定好二級標題，字型爲：小四號字，黑體，居中對齊，並把大綱級別設定爲2級；如圖6.並使用相同的方法，用格式刷把所有二級標題格式化好。

（03）如果還有三級甚至更多級別標題，使用類似方法，分別把大綱級別設定爲3級、4級等。

（01）只有使用內建樣式設定好了格式或手工設定了“大綱級別”的標題，才能納入到目錄中。其實，使用內建樣式即設定了大綱級別。如“標題1”樣式的大綱級別爲1級，“標題2”樣式的大綱級別爲2級......

（02）設定好標題格式後，便可以開始生成目錄了。首先在需要生成目錄的位置輸入“目錄”二字，設定好格式，按回車把遊標置於下一行。如圖7.

（03）點擊“插入”選單，選中“引用”選項後“索引和目錄”，開啟索引和目錄對話框。如圖8.

（04）在“索引和目錄”對話框中，選中“顯示頁碼”、“頁碼右對齊”、選擇需要的“製表符前導符”，一般不要選中“使用超連結而不使用頁碼”，設定“顯示級別”爲需要的級別，如3級。然後按“確定”按鈕。如圖9.

（05）這樣，目錄便自動生成了。遊標點擊目錄區域，可以看到，目錄是灰色底紋，即目錄實際上是一個“域”。如果我們對正文進行了修改，增加了一些頁面，或者對標題格式進行了修改，只需要在目錄區域右擊，在彈出的右鍵選單中選中“更新域”命令，即可更新整個目錄（或者只更新頁碼）。如圖10.

（06）爲了使長文檔便於查閱，一般需要插入“頁碼”。點擊“插入”選單，選中“頁碼”，在“頁碼”對話框中，設定頁碼的位置和格式，即可插入面頁碼。如圖11.這樣，文檔的目錄便可以輕鬆地和內容頁碼對應起來了。

1、需要生成目錄的標題必須有“大綱級別”，可以使用Word內建樣式自動套用級別，也可以手工指定；

2、自動生成的目錄格式也可以像正文格式一樣修改，但是修改後如果“更新域”，則需要重新修改。

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