企業郵箱如何創建郵件監控規則?
Coremail郵件系統管理員可以選擇被監控和審覈對象的範圍,也可以指定監控和審覈人,還可以根據企業的實際需求設定監控和審覈規則。
此外,盈世Coremail還支援多種監控和審覈反饋操作,譬如郵件系統提供詳細的待審郵件資訊和審覈記錄,方便管理員查詢與瞭解相關資訊等,有針對性地加強郵件內部的控制和管理,全程操作簡單,可以根據實際需求靈活應用。
操作方法
(01)開啟組織管理員的登入網址,點擊【管理員登入】按鈕,切換到管理員登入入口。進入Coremail 企業郵箱管理介面,選擇【系統管理】,點擊左側【工具】中的【郵件監控】-【監控規則】進入管理頁面。
(02)點擊【新建】按鈕,創建監控規則,如下圖所示:
(03)輸入監控規則的名稱,並選擇被監控郵箱。按用戶指定:監控指定的單個地址或多個地址(僅限本組織的帳號)。監控單個部門:監控某一個部門下的所有帳號。監控整個部門:監控某一個部門下的所有帳號,部門下的二級部門也同時被監控。如下圖,示例爲創建名爲“規則1”的規則,用於監控部門1的地址。
(04)設定監控條件如下圖,示例爲監控被監控郵箱發出的所有郵件,同時勾選【發往本地】【發往站外】。若要監控被監控郵箱收到的所有郵件,則同時勾選【來自本地】【來自站外】。管理員應根據實際需求選擇。
(05)除了監控範圍,還可以設定更明確的條件以觸發監控規則。你可以根據監控的需要選擇條件,當輸入這些條件以後,如果符合這些條件將會觸發監控規則。截圖示例爲監控部門1的所有地址發出的包含附件或收件人數量爲3-5的郵件。
(06)【監控郵件選擇】-【監控員】此處可以輸入本域名的郵件地址,也可以輸入外站的郵件地址,並且可同時輸入多個郵件地址。如果要輸入本域名的郵件地址,請點擊【用戶列表】如下圖,示例爲指定監控員爲
(07)設定完成後,點擊【儲存】,監控規則創建成功。
(08)點擊【返回】按鈕,看到如下圖示:
(09)儲存規則成功以後,部門1的帳號發送給本站或外站的郵件中包含附件的郵件或收件人數量爲3-5的郵件都會實時地備份一份到的郵箱中。如下圖所示, 爲部門1的地址,該地址發送一封郵件到3個用戶。
(10)監控員 將會收到該封郵件,如下圖所示。
(11)由於郵件監控涉及到員工的通信隱私,因此企業在開通此項功能時,盈世作爲郵件系統服務商會要求客戶簽署一份有公章的免責協議。要求企業向被監控人說明監控的事宜,以保護企業員工的通信隱私和帶來一些不必要的法律問題,同時監控功能也具備了郵件備份功能,如果被監控帳號的郵件由於帳號被誤刪,或郵件被誤刪及接收到本地的郵件客戶端軟件outlook express 等意外損壞或丟失,是可以從監控郵箱中提取出來所有該被監控帳號收發的郵件,保證郵件數據的安全和完整。因此重要的客戶建議開通此項服務。目前coremail郵箱可以免費開通監控服務,如需額外收費,會另外通知。
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