如何在Excel中使用條件格式

你是否需要知道你何時會超出或低於預算？你想不想從一個長長的名單中挑選出一個重要的數據？Excel的條件格式功能可以幫助你完成以上任務，甚至發揮更多的功能。雖然有些操作不太好掌握，但是掌握一些這方面的基礎知識，對你正在從事的任何項目都會有所幫助。

步驟

（01）輸入所有數據，或在這裏下載一個練習檔案。這是很有用的，因爲透過你已有的數據進行測試之後，你可以獲得最佳效果的條件格式。雖然你可以將條件格式應用到空白單元格，但是使用已有的數據對條件格式進行測試也是有必要的。

（02）單擊要設定格式的單元格。條件格式允許你改變字型樣式，下劃線和顏色。透過使用條件格式，你也可以使用應用於單元格的線、邊框和底紋。但是，你不能更改單元格的字型或字型的大小。

（03）單擊“格式” > “條件格式”，開始使用條件格式。在Excel 2007中，可以在“主頁”>“樣式”>“條件格式”中找到。

（04）單擊“添加>> ”以使用兩種條件。在這個例子中，使用的兩個條件都是在關閉另一個時分別起作用的。Excel最高允許在每個單元格使用三個條件。如果你只需要一個條件，跳過下一步。

（05）再次單擊“添加>>”以設定另一個條件，或單擊“刪除... ”，並選擇要刪除的條件。

（06）確定第一個條件是基於當前單元格的值，或者是基於工作表中的另一部分的單元格或單元格組。

（07）如果條件是基於當前單元格的話，讓條件保持原來的樣子（換句話說，將第一個下拉格式設定爲“單元格數值”）。如果是基於其它單元格，將第一個下拉格式改爲“方程是”。對於要改爲“公式是”的指示，轉到下一個步驟。對於要改爲“單元格數值”的指示，請執行以下操作：選擇使用第二個下拉框會達到最好效果的參數。對位於低設定和高設定之間的條件，選擇“位於中間”，或者“不位於中間”。對於使用單個值的條件，使用其他參數。這個例子將在“大於”參數中使用一個單一數值。確定數值或數值組適用的參數。在這個例子中，我們使用的是“大於”參數和B5單元格的值。想要選中一個單元格，需要單擊文字字段中的按鈕，這將最小化條件格式框。

（08）對於“公式是”選項，你其實可以根據其他單元格或羣組的值來應用條件格式。選擇“公式是”之後，所有的下拉選單都會消失，只剩下一個文字字段。這意味着你可以輸入想要在Excel中使用任何公式。在大多數情況下，要堅持使用簡單的公式，避免文字或文字字元串的出現。請記住，該公式基於當前的單元格。舉一個例子：C5（當前單元格）= B5 > = B6。這意味着，當B5大於或等於B6時，C5就會改變格式。這個例子實際上可以在“單元格數值”中使用，但你已經明白了其中的含義。想要選中一個單元格，需要單擊文字字段中的按鈕，這將最小化條件格式框。例如：假設你有一個電子表格，當前月份的所有天數都在A欄下列出；你每天都需要在這個工作表中輸入數據；並且你希望把當天日期所在的正行都設爲高亮。試試這個方法：（1）突出顯示整個表中的數據，（2）選擇如上面所述的條件格式，（3）選擇“公式是”，（4）輸入類似= $A3 = TODAY（）的式子，其中，A列包含日期，第3行是數據的第一行（位於標題後）。請注意，美元符號在A的前面出現，而不是在3的前面。（5）選擇你的格式。

（09）單擊包含值的單元格。你會發現，行和列的名稱前會自動添加美元符號（$）。這使得該單元格的引用不可平移。這意味着，如果你是透過複製/粘貼相同的條件格式應用到其他單元格的話，它們都將引用原始單元格。要關閉此功能，只需點擊文字字段，刪除美元符號。如果你不想使用工作表的單元格設定一個條件，你可以簡單地在文字字段中鍵入數值。你甚至可以輸入文字，這取決於參數是什麼。例如，不要使用“大於號”作爲參數，並在文字字段中輸入“約翰•史密斯”。你不可能比約翰•史密斯更大......啊好吧，實際上你可以，但是在這裏不行——算了別管了。在這個例子中，如果你大聲地讀出來，內容會是這樣的：“當此單元格的值大於B5單元格的值，然後......”。

（10）應用格式的類型。請記住，你需要從工作表的其餘部分抵消單元格，特別是如果你有大量的數據的話。但你需要使它們看起來更專業。在這個例子中，我們想要使字型變得更大膽，將白色的陰影變成紅色。首先，單擊“格式...”。

（11）選擇你想使用的字型類型。然後單擊“邊框”。這個例子中不會改變邊界，然後點擊“模式”，並在那裏進行更改。在任何時候，完成格式更改後，都要單擊“確定”。

（12）格式的預覽將出現在參數和數值下面。你可以根據需要進行更改，直到出現你想要的格式。

（13）移動到第二個條件（或第三個，如果你設定了的話），並再次按照上面的步驟做（從第6步開始）。你會發現在這個例子中，第二個條件還包括一個小公式（= B5 *.90）。這一步需要將B5的值，與0.9（即90％）相乘。如果該值小於的話，就使用格式。

（14）單擊“確定”。現在你已經完成了所有的條件。現在有兩件事情會發生：沒有變化出現。這意味着，條件不具備，所以沒有格式被應用。其中一個你選擇的格式會出現，因爲條件之一已經滿足。

快速實用的VBA宏代碼，用於小數據集(jp_johnny)

（01）PublicSubFormatMyRow()' Conditionally formats rows of data from red through yellow to green'' I had 21 rows of stuff to conditionally format, excluding header' Column 4 (D) was a % value ranging from 0 to 1.00 (0% to 100%)Fori = 2To22' Get the value from column 4intVal = Cells(i, 4)e' Establin the temporary Red and Green RGB tVal > 0.35ThenintRed = 200ElseintRed = Int(intVal * 510)If((intVal - 1) * (-1)) > 0.65ThenintGrn = 255ElseintGrn = Int(((intVal - 1) * (-1)) * 255)' Add 100 to the RGB values to push the colors towards ed = intRed + 100 intGrn = intGrn + 100' Trim any RGB values over 255 back down to tRed > 255ThenintRed = 255IfintGrn > 255ThenintGrn = 255' Apply the RGB color to each of 11 columns... Note the Blue RGB is fixed at = 1To11 Cells(i, j)r = RGB(intRed, intGrn, 100)NextNextEndSub

（02）條件格式也可以用來給每隔一行加陰影。資訊可以在微軟網站上找到。

（03）你可以對呈一個整體的行或列應用相同的格式。單擊“格式刷”按鈕（它看起來像一個黃色的畫筆），然後選擇所有你想要應用的條件格式。這隻有對條件的數值前面沒有美元符號的單元格纔會起作用。請記住，在單元格被引用時，應再次檢查。

（04）你還可以對你想要的單元格的格式進行突出顯示，複製並套用該格式到其他單元格。選擇要使用該格式的單元格，進行選擇性粘貼，選擇“格式”。

特別提示

你可能希望在進行嘗試時，使用一些無所謂的數據，或者是萬一你犯了一個錯誤也不會丟失的數據。

此功能的一個非常有用的應用，是用它來識別低於所需的庫存水平的庫存物品。例如：出現粗體的行或單元格時，表明存貨價值比指定的數量更低。

這些步驟適用於Excel 97或更新的版本。

Excel缺少的一個特徵是對條件格式應用“複製-粘貼特殊-數值”的能力，即以這樣一種方式複製該格式，但條件格式的“公式”會自動消失。這將節省由方程所佔用的內存。下面是一個將應用程序的可視化BASIC語言（VBA）宏的Excel數據複製到Word （使用HTML格式），然後將其複製回Excel的例子，但是要注意，這一步適用於對使用VBA宏有了一定經驗的進階用戶：

DimappWD ication, appXL ication SubCopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations() ---- '*** Purpose: retain conditional formatting in an Excel range but LOSE the conditional formatting "equations" '*** Note: In Excel VBA, turn on "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary" '*** 1) Copies Excel range to Word via the clipboard. NOTE: the range has conditional formating '*** 2) Opens Word and pastes the Excel data into a new Word doc (as HTML) '*** 3) copies this same data in word, placing it in the clipboard (HTML format) '---- '*** (1) copy Excel range---- layClipboardWindow = True '***watch clipboard opyMode = False '***clear copy (ergo, clear clipboard)Range( "A1")entRegion. '***copy the excel area---- ---- ' (2) now commands apply to Word = "appWD"---- ---- SetappWD = CreateObject( "ication") '***create word ble = True '***show '***new OfficeClipboard '***watch clipboard in Word eExcelTable False, False, False '***paste the Excel eStory '*** (3) select the same data '*** copy it to clipboard in an HTML ---- ---- ' **** back to excelRange( "A30"). Select '***area to paste data as eSpecial Format:= "HTML", Link:= False, DisplayAsIcon:= False 'paste from word*End Sub---- ----

在早於2007年的版本中，有每個單元有最多三項條件格式的限制。在Excel 2007中，這個限制被解除了。

不要選擇難以閱讀的格式。橙色或綠色的背景在你的計算機屏幕上可能看起來很清晰，但打印在紙上時，會使數據變得更難辨認。