如何在Excel中查找重複條目
用微軟的Excel電子表格程序處理大量數據時,你可能會碰到許多重複項。Excel程序的條件格式功能能準確顯示重複項的位置,刪除重複項功能可以為你刪除所有重複項。找到並刪除重複項能為你顯示儘可能準確的數據結果。
使用條件格式功能
(01)打開原始文件。你需要做的第一件事就是選中你想要用來比較重複項的所有數據。
(02)點擊數據組左上角的單元格,開始選取數據操作。
(03)按住Shift按鍵,點擊最後一個單元格。注意,最後一個單元格位於數據組的右下角位置。這會全選你的數據。你也可以換順序選擇單元格(例如,先點擊右下角的單元格,再從那裏開始標記選中其它單元格)。
(04)點擊“條件格式”。它位於工具欄的“開始”選項卡下(一般位於“樣式”部分中)。點擊它,會出現一個下拉菜單。
(05)選擇“突出顯示單元格規則”,然後選擇“重複值”。在進行此項操作時,確保你的數據處於選中狀態。接着會出現一個窗口,裏面有不同的自定義選項和對應的下拉設置菜單。
(06)從下拉菜單中選擇“重複值”。如果你想要程序顯示所有不同的值,可以選擇“唯一”。
(07)選擇填充文本的顏色。這樣所有重複值的文本顏色就會變成你選擇的顏色,以突出顯示。默認顏色是深紅色。
(08)點擊“確定”來瀏覽結果。
(09)選擇重複值,按下刪除按鍵來刪除它們。如果每個數據代表不同的含義(如:調查結果),那麼你不能刪除這些數值。當你刪除重複值後,與之配對的數據就會失去高亮標記。
(10)再次點擊“條件格式”。無論你是否刪除重複值,你都應該在退出文檔前刪除高亮標記。
(11)選擇“清除規則”,然後選擇“清除整個工作表的規則”來清除格式。這就會移除對剩餘重複數據的高亮標記。如果工作表裏有多個部分,可以選擇特定的區域,然後選擇“清除所選單元格的規則”來移除它們的高亮標記。
(12)保存對文檔的更改。此時,你已成功找到並刪除工作表裏的重複項了!
使用Excel中的刪除重複項功能
(01)打開原始文件。你需要做的第一件事就是選中你想要用來比較重複項的所有數據。
(02)點擊數據組左上角的單元格,開始選取數據操作。
(03)按住Shift按鍵,點擊最後一個單元格。最後一個單元格位於數據組的右下角位置。這會全選你的數據。你也可以換順序選擇單元格(例如,先點擊右下角的單元格,再從那裏開始標記選中其它單元格)。
(04)點擊屏幕頂部的“數據”選項卡。
(05)找到工具欄裏的“數據工具”部分。這個部分裏有多個可以操縱選中數據的工具,包括“刪除重複項”功能。
(06)點擊“刪除重複項”。這會打開自定義窗口。
(07)點擊“全選”。這會確認選擇表格裏所有的數據欄。
(08)勾選你想要使用該工具的數據欄。默認設置是勾選所有的數據欄。
(09)如果合適的話,點擊“數據包含標題”選項。這會讓程序把每一欄的第一項標記為標題,然後將它們排除刪除操作的範圍。
(10)點擊“確定”來刪除重複項。如果你滿意各項設置,點擊“確定”。程序會自動刪除選中部分的重複值。如果程序告訴你其中沒有任何重複項--而你確定其中有重複值--嘗試勾選“刪除重複項”窗口中的各個數據列。瀏覽每一列的排除結果,看看問題出在哪。
(11)保存對文檔的更改。此時,你已成功找到並刪除工作表裏的重複項了!
特別提示
你也可以安裝一個第三方加載實用程序工具來識別重複值。這些實用程序能增強Excel的條件格式功能,使你能夠使用多種顏色來識別重複值。
在瀏覽出席列表名單、地址名錄或類似文檔時,用本文的方法刪除重複項。
完成操作後,記得保存修改!
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