企業移動辦公,檔案共享的平臺
我爸爸是上個世紀50年代的人,在70年代學會了手藝開了一家小小的門店,客戶也都是方圓幾裏的人,根本不存在什麼檔案共享。爸爸現在老了,要把這個小店轉接給我,我從帝都回到小鎮上,不甘心一輩子只經營這一家小店,於是藉助互聯網的風波,把小店慢慢的經營變大,但隨之而來的問題也讓我很頭疼。
我把店開大了以後,就已經不是自家人幫忙經營了,客戶也遍佈全國各地。有時候就有許多的賬目需要整理,人員需要管理,我們和客戶之間的檔案資料共享越來越頻繁,也包括與客戶之間的賬單,合同等越來越多,很混亂。況且,現在我們有許多的銷售人員都是異地辦公了,在外地辦公的人員尤其需要把最新的諮詢分享給同事,檔案共享的方式和速度也就成了我的一塊心病。
當時,爲了能夠便捷的管理檔案,我和助理就開始捉摸用什麼來管理和共享檔案,最開始的時候用了OA/CRM/ERP這類系統,但是太大材小用,關鍵是性價比不高;而且這些大系統都需要專人管理的,從節約人力成本的角度出發,不划算。後來我想了一個方法來完美解決這個問題,用了一個企業網盤來管理和共享檔案。許多問題就迎刃而解了。
操作方法
(01)1、異地辦公能夠在手機上看到最新的諮詢,最新跟進的數據也能跟上。之前沒有用到網盤的時候,我們的採購人員在外地採購,公司突然臨時要加購,就會給採購員打電話通知或者短信通知,這樣的檔案共享方式經常出現各種問題,畢竟採購員回來又得重新更新數據。而且很多時候電話短信也說不清,遠不如一個清晰的表格來的直接。如圖,就是億方雲企業網盤手機APP的頁面,我們的採購員在外地採購受到臨時的通知,都可以在全部檔案夾或者直接找到自己的部門來檢視變動的數據,清晰明朗。公司的數據員把表格上傳之後,在評論裏@採購員,採購員在APP頁面消息一欄會受到提醒。這樣的好處就是採購的某一環節除了問題,現在只要在網盤上查一下就可以知道。不再像之前出了問題,大家都要扯皮扯了很久。
(02)1、現在我們的業務做大了之後,有時候會需要直接去幫客戶採購產品。很多時候都需要我們的採購員先預付。很多時候金額比較大的話,採購員一時無法預付,就會想要向公司申請提前預支款項。但是先前都是需要很多的手續,需要有紙質的這個那個材料然後各種領導蓋章,財務纔會給預支。但是用了企業網盤之後,像採購預支的申請檔案只要在手機客戶端上傳,直接對領導發起審閱,領導同意以後,直接在評論裏@財務,財務就可以給你預支了。如圖,用了億方雲企業網盤之後,像報銷,請假等這樣的檔案給領導就方便了很多。
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