Excel的數據篩選功能
Excel中提供了兩種數據的篩選操作,即“自動篩選”和“進階篩選”。如何區分這兩種篩選模式,以便熟練掌握和應用,讓我們來看看吧:
步驟/方法
(01)自動篩選“自動篩選”一般用於簡單的條件篩選,篩選時將不滿足條件的數據暫時隱藏起來,只顯示符合條件的數據。圖1爲某單位的職工工資表,開啟“數據”選單中“篩選”子選單中的“自動篩選” 命令,以“基本工資”字段爲例,單擊其右側向下的列表按鈕,可根據要求篩選出基本工資爲某一指定數額或篩選出基本工資最高(低)的前10個(該數值可調整)記錄。還可以根據條件篩選出基本工資在某一範圍內符合條件的記錄,“與”、“或”來約束區分條件。如圖2,根據給定條件篩選出基本工資大於等於300且小於350的記錄。另外,使用“自動篩選”還可同時對多個字段進行篩選操作,此時各字段間限制的條件只能是“與”的關係。如篩選出“基本工資”和“職務工資”都超過380的記錄。
(02)進階篩選“進階篩選”一般用於條件較複雜的篩選操作,其篩選的結果可顯示在原數據表格中,不符合條件的記錄被隱藏起來;也可以在新的位置顯示篩選結果,不符合的條件的記錄同時保留在數據表中而不會被隱藏起來,這樣就更加便於進行數據的比對了。例如我們要篩選出“基本工資”或“職務工資”超過380且“實發”工資超過700的符合條件的記錄,用“自動篩選”就無能爲力了,而“進階篩選”可方便地實現這一操作。如圖3所示,將“基本工資”、“職務工資”和“實發”三字段的字段名稱複製到數據表格的右側(表格中其他空白位置也可以),在圖中所示位置輸入條件,條件放在同一行表示“與”的關係,條件不在同一行表示“或”的關係。圖4即爲上述操作在新的位置(B20起始位置)篩選的結果。
(03)兩種篩選操作的比較由此我們不難發現,“自動篩選”一般用於條件簡單的篩選操作,符合條件的記錄顯示在原來的數據表格中,操作起來比較簡單,初學者對“自動篩選”也比較熟悉。若要篩選的多個條件間是“或”的關係,或需要將篩選的結果在新的位置顯示出來那只有用“進階篩選”來實現了。 一般情況下,“自動篩選”能完成的操作用“進階篩選”完全可以實現,但有的操作則不宜用“進階篩選”,這樣反而會使問題更加複雜化了,如篩選最大或最小的前幾項記錄。在實際操作中解決數據篩選這類問題時,只要我們把握了問題的關鍵,選用簡便、正確的操作方法,問題就能迎刃而解了。
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