如何在 Excel 中創建下拉列表
在 Microsoft Excel 數據表中創建下拉列表通常可以提高數據輸入效率,同時將數據輸入的範圍限定到特定項目的集合,或僅限於下拉列表中所提供的數據。按照以下步驟,學習如何在 Excel 2013 和早期版本中創建下拉列表。
Excel 2013
(01)開啟您要在其中創建下拉列表的 Excel 文檔。
(02)開啟 Excel 文檔中的一張空白表格或新表格。
(03)鍵入您要在下拉列表中顯示的所有項目。每個項目應當佔據一個單元格的位置,所有項目在同一列中輸入。例如,如要創建運動項目列表的下拉選單,則在 A1 單元格中鍵入“棒球”,在 A2 單元格中鍵入“籃球”,在 A3 單元格中鍵入“足球”,依此類推。
(04)選中您剛纔輸入的要在下拉列表中顯示的所有項目單元格。
(05)在單元格上直接單擊右鍵,並選擇“命名單元格區域”。
(06)在“名稱”字段中爲所有下拉列表項目鍵入一個名稱,然後單擊“確定”。此處選擇的命名將僅供參考,並不會在 Excel 數據表中顯示。
(07)在要顯示下拉列表的數據表中直接點擊一個單元格。
(08)單擊“數據”按鈕,選擇“數據有效性”。將顯示“數據有效性”選單。
(09)單擊“設定”選項卡,在“允許”下拉選單中選擇“序列”。
(10)點擊“來源”框,鍵入等號,然後在等號後鍵入剛纔您爲下拉列表所選擇的命名。例如,如果剛纔將下拉項目命名爲“運動”,則鍵入“=運動”。
(11)在“提供下拉箭頭”旁邊的複選框中打勾。
(12)如果允許用戶在下拉列表中不選擇任何項目,則在“忽略空值”旁邊的複選框中打勾。
(13)單擊“出錯警告”選項卡。
(14)在“輸入無效數據時顯示出錯警告”旁邊的複選框中打勾。這樣可以防止用戶輸入下拉列表中項目以外的任何數據。如果您允許用戶在下拉列表中輸入他們自己的數據,則不要勾選本字段的複選框。
(15)單擊“確定”。現在,數據表中應該已經顯示您的下拉列表了。
Excel 2010、2007 和 2003
(01)開啟要創建下拉列表的 Excel 檔案。
(02)開啟 Excel 文檔中的一張空白表格或新表格。
(03)鍵入您要在下拉列表中顯示的所有項目。每個項目佔一個單元格,所有項目在同一列中輸入。例如,如要創建水果名稱的下拉選單,則在 A1 單元格中鍵入“蘋果”,在 A2 單元格中鍵入“香蕉”,在 A3 單元格中鍵入“藍莓”,依此類推。
(04)選中包含您剛纔輸入的所有下拉列表項目的單元格區域。
(05)單擊 Excel 工具欄上的“名稱”框,即公式欄左邊的空白區域。
(06)在“名稱”框中爲下拉列表中的所有項目鍵入一個名稱,然後按回車鍵。此處選擇的命名將僅供參考,並不會在 Excel 數據表中顯示。
(07)在要顯示下拉列表的 Excel 文檔的數據表中單擊一個單元格。
(08)單擊數據表中的“數據”選項卡,然後在“數據工具”羣組中選擇“數據有效性”。屏幕上會顯示“數據有效性”對話框。
(09)單擊“數據有效性”對話框中的“設定”選項卡。
(10)在“允許”下拉框中選擇“序列”。
(11)點擊進入“來源”字段,鍵入等號,然後在等號後鍵入剛纔您爲下拉列表所選擇的命名。例如,如果下拉列表的名稱爲“水果”,則鍵入“=水果”。
(12)在“提供下拉箭頭”字段旁邊的複選框中打勾。
(13)如果允許用戶在使用數據時,可不選擇下拉列表中任何項目,則在“忽略空值”旁邊的複選框中打勾。
(14)單擊“出錯警告”選項卡。
(15)在“輸入無效數據時顯示出錯警告”旁邊的複選框中打勾。此選項可以防止用戶輸入與下拉列表中項目不同的任何數據。如果允許用戶在下拉列表中輸入他們自己的數據,則請不要勾選本字段的複選框。
(16)單擊“確定”。現在,數據表中應該已經顯示您的下拉列表了。
特別提示
在鍵入下拉列表中所列表項目時,請按您希望其在下拉選單中所顯示的順序鍵入。例如,按字母順序鍵入條目,使用戶更容易查找特定項目或值。
完成下拉列表創建後,請開啟並檢視下拉列表,確保輸入的所有項目已恰當顯示。在某些情況下,您可能需要拉寬單元格以全部顯示所有項目。
如果數據表被保護或共享,或連結到“SharePoint”網站,則將無法訪問“數據有效性”選單。如果您的數據表存在上述任意情形,則請移除保護、取消共享,或從“SharePoint”網絡取消連結,然後再次嘗試訪問“數據有效性”。
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