管理者如何有效地委派工作?
作爲管理者,在不同的級別考慮以及謀求的利益不用,作爲公司老闆,你只需專注那些能爲公司帶來最大利益的事情。通常說來,這些事情也只有你能夠勝任。你需要做的是將其他事情委派給員工去做。
確定工作核心
(01)確定工作中最重要的20%,第一個方法是“回顧”。回顧一下,去年推動你公司發展的最重要的項目是什麼?這個問題的答案會告訴你最重要的那20%工作,以及你需要繼續去做哪些工作。
(02)第二個確定優先工作的方法是列出你接下來要做的工作,並且思考下面幾個問題:這些工作真的會給你的公司帶來利益嗎?你擅長做這項工作嗎?公司裏有其他人比你更加勝任這項工作嗎,或者說能夠把這項工作做得和你一樣好。
分配任務
(01)對於一些企業家和公司老闆來說,委派任務在一開始常常很困難,因爲他們總是希望自己能夠掌控一切事情。然而,爲了達到最佳狀態,你必須學會委派任務。
(02)喬布斯就是這樣做的,他沒有自己製作出iPod的樣機,也沒有親自參與制造、市場和售後服務的管理。比爾蓋茨也沒有編寫所有微軟產品的代碼。再想一下,如果理查德·布蘭森沒有將工作委派出去,他還能夠管理將近50家公司嗎?
(03)事實就是這樣,只有將任務委派給其他人,你才能將時間節省下來,專注於那些能帶來最高效益的工作。然而,如果委派不當,結果將會是工作沒有完成或做得很差,那你可能需要花費更多時間和精力去處理這個後果。因此合理委派工作是至關重要的。
(04)確認能夠委派任務的那個人這個人可能是你公司的員工,也可能是外包人員或外包公司。這個人必須具備完成這項任務的相應技能,而且能夠在規定時間內完成任務。你的員工需要列出每週或每日要做的工作,以便你能夠檢視這些表單,來確定適合這項任務的人選。
(05)將工作交代清楚下一步是將工作交代清楚,包括工作是什麼,需要交付的東西,完成日期,以及爲什麼需要做這項工作。如果你草率處理這個步驟,只簡單交代“在這個日期前把這件事完成”,那你可能得到不滿意的結果。
(06)考慮工作計劃以及如何完成這項工作接下來,你需要考慮工作計劃,尤其是接受委派的這個人如何去完成這項工作。需要注意的是,你要委派的不是某一項任務(比如今天將這份報告發一份傳真)而是一個過程(比如從現在開始將我所有的報告都傳真過去)。因此,當你委派一項像發傳真這麼簡單的任務時,你需要考慮工作計劃。例如,你多久需要發一次傳真?當你完成報告後,需要在什麼時間內將其傳真出去?發送傳真後必須要做什麼?(確認收到?粉碎檔案?)你需要花時間去詳細考慮並記錄下這個任務需要如何被完成。
(07)讓被委派人複述工作計劃加下來,你要讓被委派任務的那個人向你複述任務,以確認他們完全理解了你的要求。很多人在聽完後都會點頭說“是的,我明白了”,但如果你讓他們複述要求,就會發現他們的理解是錯誤的。你需要讓他們把你的工作要求複述清楚。
(08)跟蹤任務進展並提供反饋(長期任務)當你委派的任務需要超過一到兩天完成,你必須跟蹤任務進程並提供反饋。理想狀態下,你應該在每個任務節點進行檢查,確保工作正確進展。爲了確保任務能正確完成,你需要在日曆上標出檢查節點,並及時監控上報結果。如果員工沒有上報,必須及時提醒他們進度已經落後。你要定期同他們見面並給他們反饋和指導。
(09)評價員工表現有效委派任務的最後一步是評價員工表現。很多企業家和公司老闆都忽略了這一步,並因此深受其害。原因是,如果某人第一次完成你委派的任務時得到了B1評價,你認爲他下次會做得怎麼樣呢?
(10)有效的委派工作使你能夠被取代,儘管這似乎聽起來有點奇怪,但這就是你想要的結果。這樣你就能有更多時間來發展公司,而不是簡單地維持其運轉。你能夠花更少的時間工作,享受一次真正的假期。你的公司對於買方也會更有吸引力,如果你的終極目標是將公司賣掉的話。
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