EXCEL公式使用教程
當班主任,總免不了要給學生排個名次什麼的。比如如圖1所示成績表,如果需要保持原表的姓名順序不變並給所有學生排定名次的話,那麼以往的一個可行做法是:先利用工具欄中的[自動求和]按鈕計算出每個學生的總分,然後點擊選單命令“數據→排序”,開啟“排序”對話框,“主要關鍵字”選擇“總分”,並選中右側的“降序”單選項。點擊[確定]按鈕,就可以實現將所有人的成績按總分以降序排列了。 之後要做的就是在名次列中手工依次輸入每名學生的成績。如果數據量比較大時,可以先輸入1、2、3後,選中這三個單元格,然後把鼠標移到單元格右下角的小方塊上,待鼠標變成十字形後向下拖動,自動產生數字。 最後,點擊選單命令“數據→排序”,開啟“排序”對話框。這次以“編號”爲主要關鍵字,並選中右側的“升序”單選項。此時纔出現我們想要的結果。 不過,這個辦法還是有些麻煩,主要表現在兩個方面:
操作方法
(01)1. 完成全部的排序工作要分別以“總分”和“編號”爲關鍵字進行兩次排序。如果不幸在數據表中忘記設定“編號”列,那麼第一次排序之後,想再回到原來的序列順序麻煩就大了(呵呵,您也甭笑,當初我就多次遇到過這種事,可謂前車之鑑)。
(02)2. 最麻煩的是排名次。以總分爲關鍵字排好序後,需要人工填入名次,這當然會很麻煩。雖然,您可以使用填充柄自動輸入數列的功能完成快速輸入,但這也會帶來另外一個麻煩,那就是如果總分相同,按通常的情況,他們的名次應該是相同的,不過,自動填充功能是不會做到這一點的。所以還需要手工修改有關的名次。如果有成百上千的數據,豈不會弄得頭都大了?
現在,我們來看看如何更快、更好地排出這個無規律的數列。
(01)在“總分”列的F2單元格輸入“=SUM(C2:E2)”,然後按下回車鍵,第一個學生的總分就會計算出來了。
(02)在“名次”列的“G2”單元格輸入“=RANK(F2,$F$2:$F$7)”,然後按下回車鍵,第一位學生的名次也就出來了。怎麼,名次不對?不要緊,往後看。對了,還要說一句,那就是上面公式中那個“$F$7”是“總分”欄中的最後一個數據的位置,實際中可以根據表格中的實際情況來填寫。
(03)選中F2和G2單元格,然後拖動填充柄向下至最後一個單元格,看到了嗎?所有人的總分和名次都在瞬間完成了(如圖2)。而且更妙的是,按照這種方法,如果總分相同,名次也是相同的。數據越多,這種方法就越能體現出它的優勢。試試看吧!
(04)最後要提醒的是,在用於排名次的“=RANK(F2,$F$2:$F$7)”公式中,可千萬不要忽略了符號“$”呀!名次到底能不能排得準確無誤,它可是起到很重要的作用呢。
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