如何使用Microsoft Access

微軟Access軟件讓您創建數據庫，表，表格及其他報告。您可以自訂檔案，或者使用內置的模板來創建。 Access提供您跟蹤銷售數據，客戶數據或其他公司相關資訊所需要的工具和功能，使用行和列的格式。您可以創建一個數據庫自用或跨部門的資訊共享。

建立一個新的數據庫

（01）開啟Access，搜尋“新建”選項卡。

（02）如果您想用在桌面上，選擇“空白數據庫”。

（03）如果您打算上傳到網上，選擇“空白網絡數據庫”。

（04）命名您的數據庫。當一個新視窗在 “空白數據庫”選單的右側開啟，在“檔案名”框中鍵入您數據庫的檔案名。選擇“創建”生成新的數據庫檔案。該檔案還附帶“表1 ”。

開啟模板

（01）進入“檔案”。

（02）選擇“新建”。

（03）點擊“可用模板”。“模板”功能讓您從最近使用過的，收藏夾或選擇模板。選擇一個模板後，按“新建”。

添加數據到Access檔案

（01）輸入資訊到您的Access數據庫表。一個閃爍的遊標會出現在第一個空格，上面寫着“點擊來添加”。

（02）在第一個格中鍵入資訊。

（03）從其他程序，如Microsoft Office Excel中，複製和粘貼資訊作爲一種替代。在Excel中選定資訊，然後按“ CTRL+C ”將其複製。按“CTRL+V”粘貼到Access檔案。

開啟先前創建的Access數據庫

（01）進入“檔案” ，然後選擇“開啟”。找到“查找”框來搜尋包含數據庫的檔案夾或驅動器。開啟任何一個檔案夾或驅動器搜尋檔案，然後開啟檔案進行編輯。

（02）從其他檔案或程序匯入數據與他人分享。在Access中，單擊“外部數據”選項卡，找到“匯入連結”選項。從列表中選擇檔案類型，如Excel，從中匯入。

（03）等待“獲取外部對話框”開啟，然後按“瀏覽”搜尋外部檔案。在下一個視窗中，選擇“指定如何以及在哪裏您想存儲當前數據庫中的數據”。選擇“確定”。“連結對象”或“匯入對象”對話框將開啟以完成連結或匯入資訊的過程。完成這些步驟以後選擇“完成”。

提示

（01）“數據表視圖”是指表單或表格添加的資訊顯示，您可以使用它來創建數據庫。該視圖顯示一個行和列的格式，讓您添加，編輯或刪除數據。

（02）Microsoft Access開啟“ Backstage視圖”，提供選單選項，允許您開啟一個現有數據庫，創建一個新的數據庫或訪問命令來編輯任何數據庫。

特別提示

Access中的某些功能並不總是可用的，取決於您創建的數據庫類型。例如，您不能在網絡上共享只用在臺式機的數據庫，以及一些桌面功能，如查詢彙總，將無法在網絡數據庫正常工作。