有效管理會議，拒絕當“會長”，讓自己有更多的時間精進

簡要回答

人在職場，有時候不知不覺就讓自己變爲了“會長”（總是開會的人），有的人會議多的時候一天可能要參加好幾場會議，從上班開到下班，從下班開到加班結束。

一、“會長”嚴重影響工作效率
會議越多，佔用工作時間就越多，影響原計劃工作進度
任何會議都是帶着目的的，它是在限定的時間、地點按照一定的程序開展的。
一個會議短則半小時，長的估計半天還開不完，一天幾個會下來，基本就沒時間做其它工作了。
我們每天都有已經計劃好要開展的工作，一旦工作時間被會議佔據，原計劃必定受到干擾，原定的工作完成時間會被往後延，有的甚至被遺漏掉。
沒完成的工作越來越多，壓力加大，心情焦慮，進而影響工作效率
當沒完成的工作累積多了，會有種無形的壓力籠罩着你，讓你透不過氣來，久而久之就會產生焦慮情緒，在這種情緒下工作，效率必然低下，做事也容易出錯。
成爲“會長”，讓你的工作陷入死循環
就如開篇說的那位小夥伴，白天開會，有時甚至晚上還要接着開。開完會查收郵件，處理工作，原計劃的工作沒有完成，來自當天會議產生的工作又來了。
周而復始，工作不斷積壓，情緒受到影響，工作已經陷入一個死循環。如果不能破解，對這份工作必然會產生厭惡甚至產生離職念頭。在我看來，在果斷離開之前最起碼要先努力嘗試改變，先學會有效管理會議，也許就可以從“會長”的泥潭中解脫出來。

二、有效管理會議，對會議要有所爲有所不爲
對所有會議進行記錄並總結存在問題
對於小夥伴的吐槽，我給她提出了一個建議，讓她堅持一週將當週每次開會的情況列個表格進行統計分析。此後，她真的統計了一週的會議情況，表格記錄大致如下：
對會議存在的問題尋求改善方案
凡事多總結，纔會有改善的機會。根據記錄表可以得出以下問題並作出相應改善:
1、問題：有些會議意義不大，比如部門晨會、科室例會、低水平的培訓會。
改善措施：向領導諫言，儘量取消或減少意義不大的會議。
比如部門晨會可以改爲月度制或者取消；科室例會視當週工作情況而定，如果開的話要求成員需提前準備並規定發言時間；培訓會議根據實際需要安排參加。
2、問題：會議效率低，原因包括與會者遲到，會議過程跑題、討論無果。
改善措施：加強會議紀律，不準遲到，適當採取處罰，如採取遲到一次罰款10元的措施；要對過程進行監控，避免會議途中跑題，對於某些在會議中無法明確的事宜要適時終止。
3、問題：議而不決，原因是與會者準備不充分，與會者沒有決策權等。
改善措施：要做到議必有決，那麼得要求與會單位及代表要針對會議主題提前準備，安排適當的人員（對主題問題有決策權）參加會議。
4、問題：會議太多，一週用於會議時間過長，按上表統計一週參會時間達10個小時。
改善措施：有些會議提前給出自己的內容，可以申請免參加；有些會議即使參加也不需要從頭開到尾的，當涉及自己那部分講完了，就可以跟組織者說明一下，有其它緊急的工作要做，先行離開會議，有事可再通知過來。
形成一套完整的有效會議管理方案
我們要針對自己的實際會議情況做出適當的改善措施，我們也可以在工作中總結出一套完整的有效會議管理方案，從而避免因爲會議產生的各種工作問題。簡單總結起來就是：會議前要準備充足，提前溝通；會議中要善於掌控，高效開會；會議後重落實，善總結。不管有多少會，時刻牢記自己的工作，做好對應安排，避免因會議耽誤原本的工作。

三、拒絕當“會長”，將更多時間花在工作精進上
拒絕當“會長”，會議多不代表你業績好
有些人以會議多爲榮，覺得什麼會議都讓自己參加，內心有些膨脹了，甚至當領導要安排工作時，他也會以沒空要參加XX會議拒絕領導的工作安排。
殊不知，任何公司評定績效都不會把參加的會議次數作爲考評指標，績效都是在輸出的基礎上進行評定的。我們要恰當的去對待會議，將會議開精準，避免花費太多無畏的時間在會議上，將更多時間花在項目過程中，解決項目存在的問題。
總之，拒絕當“會長”，會議多不代表業績好。
工作精進才能展現你的能力，體現你的價值
當我們能夠有效管理我們的會議，便可以騰出更多的時間，把這些時間花在工作精進上。在工作上不斷精進時，自己就會有意識去提高自己的工作技能，進行更多的知識儲備，將工作做得更好，那麼也就能夠展現出你的能力，體現你的價值。