外貿業務員工作流程
外貿業務員是從事對外貿易業務的銷售人員,他們的工作流程是什麼呢?
操作方法
(01)整理報價針對不同客戶詢盤,提供相關報價資料。其中,對於出口產品的報價主要包括:產品的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來,並由經理簽字存檔。
(02)處理樣品製作詳細樣品單,向工廠索取樣品,以免工廠錯誤打樣。收到樣品之後,應覈對樣品尺寸,質量和照片,確保寄出的樣品同報價吻合,可以按照其生產。另,針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。並針對寄樣費用,同客戶協商,協商不了的情況下,彙報上級,達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件資訊,以便及時追蹤和後查。
(03)訂貨(簽約)貿易雙方就報價達成意向後,買方企業正式訂貨並就一些相關事項與賣方企業進行協商,雙方協商認可後,需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中,主要對商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行商談,並將商談後達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務和經理審批,填入“出口合同審覈表(訂單跟蹤表)”,儘可能將各種預計費用都列明。通常情況下,簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效,雙方各儲存一份。
(04)收取訂金或信用證如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其它可能的問題,如有問題應立即請客人改證。 如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。
(05)下國內生產定單在收到信用證或預付款的前提下,開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單,經過審批後,下達到生產部進行生產。如需要,應同時下條碼貼紙的生產單給工廠,此類印刷品應要求工廠提供倍品,並確保掃讀OK,以免影響出貨。
(06)追蹤和驗貨在備貨過程中,生產部同步進行生產進度彙報,對生產完的產品進行入庫登記,以便業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一週,通知公司驗貨員驗貨。如客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩週前與驗貨人聯繫,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
(07)租船訂艙在備貨的同時,如果本票業務不爲客戶指定貨代,則向貨運代理公司詢價,確定本次出運的貨代公司。在貨物全部生產、包裝完畢後,生產部製作裝箱單,業務人員根據報來的裝箱單,結合合同及信用證貨物明細描述,開列出倉通知單。通常在開船。單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙,確認配船和費用後,準備全套報關單據(出口貨物明細單、報關委託書、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單、出口收匯覈銷單等)寄到貨代公司用於報關、出運;在貨代公司確認配船和費用後,收到貨代公司送貨通知單(要求在指定日期前將貨物運至指定倉庫)。
(08)報檢國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經檢驗合格,附報檢委託書、外銷合同、信用證複印件、商業發票、裝箱單、紙箱證等單據取得商檢局出具換證憑單,寄到貨代公司用於報關。
(09)申領覈銷單單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領覈銷單。
(10)出口報關在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行,委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。單證部門拿到覈銷單後,將貨代公司報關所需的報關委託書、出口貨物報關單、出口收匯覈銷單、商業發票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯繫並確認貨代公司收到上述單據。公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司,貨代公司憑收到的商檢換證憑單,到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關透過後,貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。
(11)收款準備檔案:督促船公司儘快出提單樣板及運費帳單。仔細覈對樣本無誤後,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認後再要求船公司出正本。並同時準備其他相關檔案(商業發票/一般原產地證/裝箱單等)。交單:採用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,並嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。 採用T/T收匯的,在取得提單後馬上傳真提單給客人付款,確認受到餘款後再將提單正本及其它檔案寄給客人。
(12)覈銷退稅一般在報關之日起90天內核銷,覈銷後公司方可到稅務局申報退稅。
(13)業務登記/存檔每單出口業務在完成後要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便於以後查詢,統計等。
(14)售後問題的處理因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數量索賠的,業務人員應及時處理。
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