每天收到的郵件很多,怎樣高效管理?
很多工作的朋友都會發現一個情形,每天收到的郵件非常的多,有時候稍微耽誤一兩天,郵箱就爆滿了,針對這個情況,下面特意給大家介紹了一些方法,這些方法可以幫助你高效的管理郵件。一起來看一看,並且學習一下這些管理方法吧。
操作方法
(01)寫郵件的時候意思要明確很多人在工作的時候,之所以會收到非常多的郵件,就是因爲在平常寫郵件的時候意思表達不明確,意思一旦表達不明確的話。收郵件的人可能就會透過電子郵件來詢問相關的點,詢問來詢問去郵件的數量就明顯增加了。所以在平時寫郵件的時候,一定要意思明確,這樣可以有效的減少郵件的數量。
(02)單獨設立工作郵箱很多人之所以每天會收到大量的郵件,就是因爲沒有單獨的設立工作郵箱,這樣就會導致大量的生活郵件和工作郵件混合,每天收到的郵件數量肯定會大幅度增加。這種情況下,一定要設立單獨的工作郵箱,只用工作郵箱來處理工作上的郵件,有針對性的設立單獨的工作郵箱就可以減少郵件的數量。
(03)直接打電話每天上班的時候,很多人都會收到很多的郵件,如果想要高效的管理郵件,這種情況下,對於一些不必要發郵件的事情,可以直接打電話,比如有些簡單的工作彙報,可以用電話進行簡短的彙報而不用郵件。這樣就可以大幅度的減少郵件的數量。
(04)及時刪除很多人的郵箱裏面之所以會有很多的郵件,就是因爲在平常收到郵件的時候,沒有進行及時的刪除。長時間累積下來以後,郵箱的郵件就會非常的多。最好在平時接收郵件的時候,如果郵件不是特別重要,就順手把郵件刪了。這樣可以大幅度的減少郵件的數量。
(05)及時解決問題很多人在處理郵件的時候都會大批量的處理,比如在閱讀某個郵件的過程中,突然有其他事情的插入,等做完這件事情以後,就可能忘了已經閱讀的郵件內容,這個時候又要花時間重新看一遍郵件。爲了避免這個情況,在看完郵件以後,一定要及時拿出行動解決郵件涉及到的問題,問題解決完了以後,就直接將這個郵件刪除,然後再瀏覽下一個郵件,繼續解決下一個問題,這樣就可以避免浪費時間重新閱讀郵件。
(06)每天都處理郵件郵箱每天都會收到大量的郵件,時間累積長了以後,就會有上百甚至上千的郵件,如果集中處理的話,也是非常耗費時間的,爲了避免耗費自己的時間,最好每天都處理郵件,每天只把當天的郵件處理完,處理完了以後就刪除,這樣的話,郵件就不會造成大量的積累。
(07)給郵件進行簡單的分類很多人在處理郵件的時候,之所以會焦頭爛額,就是因爲郵件的分類太多了,很多人在給郵件分類的時候,會把郵件分成各種類型的,比如會議記錄、客戶項目、業務報表等等類型,在處理郵件的時候,就會點擊不同的類型,那就會大大降低處理郵件的效率,可以直接建立一個已處理郵件的檔案夾,那些已經經過處理的郵件放在這個檔案夾,對於那些沒有處理過的郵件就可以非常明白的看到。
(08)面對面解決問題很多人聽之所以會收到大量的郵件。就是因爲懶得面對面解決問題,透過郵件解決問題的話,會增加郵件的數量。所以在平常工作的時候,對於那些可以面對面快速解決的問題,就面對面的進行解決,不要發郵件。
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