如何寫好會議通知?
會議通知看似簡單的公文,其實也是非常重要的,如果寫得不好,不但會讓人誤事,還會讓別人覺得自己做事馬虎,影響自己在領導心目中的形象,不利於以後的發展。如何寫好會議通知呢?
操作方法
(01)掌握會議通知的幾大要素:會議通知的要素是時間、地點、參加人員、會議主題、會議主持人。如果是外部的會議通知,還要寫明報到地點、攜帶資料、路程說明。這些必須寫得準確、簡明扼要、清楚,如果這些都丟三落四、含糊不清,很容易讓人產生誤解,耽擱時間。寫好會議通知,一定要慎重、嚴謹,最好請別人審覈一遍,因爲自己有時很難發現錯誤。
(02)會議通知的格式和主題:會議通知有特定的格式,一般分爲標題、主送單位、會議主題、抄送人員、會議主持單位、日期。主題相當重要,會議主題是會議的討論重點。整個會議要圍繞這個主題進行,不能偏題;如果沒有會議主題,則很可能會漫漫而談、甚至會發生無休止的爭論,造成的結果是:花了很多時間,卻沒有解決實質問題。
(03)會議通知的發送時間:會議通知至少要提前二、三天發送,因爲各個參加人員要準備報告材料;如果是年度總結大會,更要提前,有時甚至得要提前一個月,因爲準備材料的時間很長。如果是日常定期的會議,則可以隨意點。
(04)會議通知的通知形式:一般黨政機關的會議通知都是打印在紅頭信紙上,透過書信的方式發送至各單位、部門;如果是企業內部的會議,以前也有紅頭信紙,隨着電子化辦公的發展,現在已經改成爲郵件發送;郵件發送時,主送和抄送名單要設定好,主送爲參加會議人員,抄送爲總經理、總監等高層人物。
(05)會議通知的佈置:負責會議通知的人,一般要提前佈置會場,會場佈置包括:準備投影儀、凳椅、麥克風、錄音筆、筆記本電腦、整理各部門人的PPT檔案、會議簽到表、食物和水,會議前與各參加人員的到籤情況。
(06)寫好會議紀要:會議的目的肯定是爲了解決一些問題,會議正常進行後,負責寫會議通知的人,還得寫《會議紀要》,記載會議討論的重點、和發生的問題。會議紀要最好用筆記本電腦進行,打字速度要快,而且能迅速抓住重點。寫會議紀要最簡單的方法是用EXCEL表格記載,寫明發生問題、負責人、問題分析,要求解決問題的時間。會議紀要寫好後,要發送至各參加人員,並落實後續問題的跟蹤解決。
特別提示
隨着通訊的發展,很多單位採用網絡會議,這樣即使人員分佈在各個國家都能召開會議了。
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