常用公文寫作技巧:[5]會議通知如何寫
會議通知是機關、企事業單位日常工作中經常遇到的一種公文,目的明確,內容具體,是一種比較容易掌握的公文文種。
操作方法
(01)用正式公文下發通知的會議,往往比較重要。寫作的原則是:明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會議的各項要素,在行動上知道接下來該怎麼做。下圖中的通知既沒有主送單位,有沒有明確的參會人員,應該避免。
(02)簡明的會議通知應包含如下元素:召開會議的單位、會議主要內容,會議時間、地點、參加會議的人員等。這類會議通知,往往用一段話把以上要素包括在內即可。
(03)還有一些比較正規、重要、議程較多的會議,往往還要明確參會人員的報到時間、地點、食宿安排等,有的還要寫明會議的中心議題、主要議程,需要參會人員做什麼準備等等。這類會議通知,往往在一個自然段裏寫不清楚,比較凌亂,可以分爲幾個要點來寫。如:一、會議內容;二、時間及地點;三、參會人員;四、注意事項等等。
(04)在格式上。正文前要頂格寫通知發往的單位,正文後要註明會議組織者的聯繫電話。最後落款,註明發文單位、日期,有時要蓋章,以示嚴肅、正式。如下圖——
(05)有的會議需要參會人員提交回執,可以在附件中規定回執格式,一般包括與會人員的單位名稱、姓名、職務或職稱、性別、民族,抵離會議城市的時間、航班、車次,是否需接站及其他要求等。有時爲了便於外地人員參會,還要附帶報到地點的交通路線、位置示意圖等。
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