作爲領導你還在擔心溝通問題嗎？其實只需要掌握3個祕訣

簡要回答

小張最近升職了，手下管了6個員工，但他一點也高興不起來，反而覺得壓力巨大，因爲他清楚自己是個不善溝通的人。以前作爲一個技術員，他只要踏踏實實、勤勤懇懇做好自己的工作就好了。現在當了領導，溝通必不可少。安排工作要溝通，激勵員工要溝通，指出問題也要溝通。溝通不好，可能耽誤工作進度，或者影響團隊團結。有一種說法：管理者50%的時間用在溝通上，而管理中50%的問題是由於溝通障礙引起的。所以，有效溝通對於領導來說真的很重要。怎麼樣才能實現有效溝通呢？作爲領導，只要掌握好3個祕訣，就不用擔心溝通的問題了。

一、安排任務：按照5W1H法則，並要求下屬複述一遍
安排任務是領導工作的一大部分，怎樣才能讓下屬有效的接收任務呢？
1、安排任務時，按照5W1H法則
安排任務時，按照5W1H法則就能夠將任務安排清楚。
（1） Why——爲什麼要做這項任務或者說是任務的來由
明確任務來由，如果不講清楚任務來源，下屬會覺得自己做工作做得莫名其妙的，實際工作涉及與他人溝通時也不明白爲什麼要做，那就不好了。
（2） What——工作任務是什麼
明確工作內容，就是交代清楚具體的工作是什麼。
（3） Where——在什麼地方執行
明確地點，避免任務執行時指向不明而被耽誤。
（4） When——從什麼時候開始，什麼時候完成
明確時間，避免造成工作延誤。沒有時間的約束，任務往往會被往後延。
（5） Who——誰來做
明確負責人，如果是開團隊會時安排工作一定要指名道姓指定好負責人，避免會開完了，但任務又沒有落實到位，會後沒有一個人去執行。
（6） How——採取什麼方法
明確方法，可以讓下屬少走彎路。
舉個例子，如果領導要安排下屬去接待來訪客人，那麼領導就應該跟下屬交代清楚客人爲什麼來（Why），客人是誰（Who），背景資訊（What），什麼時候來什麼時候走（When），在哪裏接待（Where），客人怎麼來怎麼走（How）。
2、要求下屬複述所安排的任務
職場有一種現象就是，往往領導說得津津有味，滔滔不絕，但下屬聽着聽着就走神了，沒有準確掌握領導傳達的資訊，但又不好意讓領導重複講一遍，於是只好硬着頭皮按照自己接收到的資訊去開展工作，結果諸多不如意。
爲了避免這種傳達無效的情況，領導交代完要要求下屬將接收到的自己將要開展的任務資訊複述一遍，那麼就可以很好的瞭解下屬的瞭解程度了。
我記得我的第一任領導，他在給我們安排任務時就很善於運用這個方法，在他看來，如果下屬沒搞清楚任務細節就去開展任務，往往會事倍功半。
有一次開會安排工作，同事小王就一直不在狀態，會後領導讓他複述一下他要負責的工作，他支支吾吾答不上來。後來，領導單獨把他留下並詢問他爲什麼會這樣，原來小王的孩子生病了，他擔心老婆在家處理不好所以總是走神。領導也沒有責怪他，而是又給他詳細講了一遍後讓他複述完自己的任務才讓他離開。

二、平時溝通：掌握3個步驟
作爲領導，平時和下屬交流工作，和下屬進行績效面談等應該怎麼溝通呢？
根據自身經歷以及在職場多年的所見所聞我總結出有效溝通的3個步驟。
1、善用詢問
作爲領導，當你和下屬在溝通時，不能顯得高高在上，首先要態度溫和，面帶笑容，下屬在你面前纔敢於說話。
如果和下屬在溝通時，對方默不作聲或欲言又止時，作爲領導的你可以以詢問的方式開口。比如，“這個問題你打算怎麼處理”“你有沒有想到處理的方法了”“那麼，下一步你打算這麼做”等等。
2、積極傾聽
詢問過後，你需要積極傾聽，怎樣做到積極傾聽呢？
首先，下屬在說話時，你的眼睛應該注視着對方，不能左看右看，讓下屬以爲自己說得不好，你已經不想聽了，從而不敢說下去。
其次，傾聽時不要死板着臉，要適當微笑，時而點頭，鼓勵下屬繼續往下說。
3、耐心解答
對於下屬提出的問題，要耐心的回答。換句話說，在和下屬溝通時，可以採用“提問—回答”的方式，即鼓勵下屬提出問題，這樣有針對性的去回答下屬的問題，可以快速解決下屬存在的問題，從而幫助對方提高。
老王做領導已經幾年了，在下屬眼裏是個善於溝通的優秀領導。
有一次，老王約談一個績效排名最後面的員工。一開始，那位員工保持沉默，以此表示抗議。
老王問他“如果排除你在外，你覺得科室誰做得最不好”，那位員工一聽這問題，反正不是談論自己，於是按心裏所想都說了出來。
員工回答完，老王又問“那你和他比，你覺得你們倆誰做得好”，員工聽完沉默了，因爲他確實比不上剛纔被他說的那位同事。
老王見此，也不再追問，對員工說“我想知道你現在覺得你最薄弱的地方在哪”。員工一聽，趕緊說出自己覺得自己掌握得不夠的地方，老王便針對他說的給他解答。
就這樣，老王與那位員工做了一場很好的溝通，不僅打消了員工的不滿，還指導了員工，讓員工心懷感激。
老王的案例很好的說明了，掌握並運用溝通的三個步驟“善於詢問、積極傾聽、耐心解答”可以讓溝通變得有效。

三、指出錯誤：忠言也可以不逆耳
領導進行管理下屬時，最怕的是碰到下屬犯了錯誤，這時候該怎麼辦？直接指責下屬往往會帶來下屬的逆反心理，也會讓下屬心裏產生不服氣。都說“忠言逆耳”，但逆耳的話說出來，往往會讓人不開心，達不到溝通的良好效果。
所以，領導應該換個思路，採用婉轉間接定律，做到忠言也可以不逆耳。
婉轉間接定律，即表達我們想法時，不要直來直去，要婉轉的表達，才能取得較好的效果。
舉個例子，小李最近雖然還是像往常一樣準時上班，下班了也會適當加班，但在工作中卻總是會出點小差錯。
領導把他叫到辦公室，沒有直接指出他的問題，而是對他說“你最近上下班表現還可以，從不遲到早退，甚至有時還會犧牲自己的時間來加班工資，但如果你在工作中更細心點就更好了”。
小李聽了領導的話，明白領導是讓他在工作中減少出錯，而且還是在先肯定自己的基礎上友善提出來的，心裏當然樂意接受，馬上表態“謝謝領導的指正，後續工作我會細心點的，保證不出錯”。
在那之後，小李在工作中很少出錯了。
根據以上例子可以看出，給他人指出錯誤，可以採用婉轉間接定律，好過直接指責、要求的方式，相較“忠言逆耳”，“忠言順耳”的效果更好。