如何在word中使用郵件合併
我們在工作中,可能會遇到需要製作大量格式相同的檔案,如批量打印工資條、准考證、學生成績單或者請柬等,這時,我們可以運用"郵件合併功能"幫助我們快速製作這些檔案。此例中以批量製作學生成績單爲例。
準備好數據源
(01)開啟word軟件,新建一個文檔,點擊【插入】,選擇“表格”,插入一個10行4列的表格,填寫好各學生的姓名和對應的成績分數,然後儲存文檔。
製作好文檔模板
(01)新建一個文檔(快速鍵:Ctrl+N),編輯好文檔的格式。
(02)點擊【引用】,然後選擇“郵件”,點擊“開啟數據源”,選擇剛剛編輯好的數據文檔。
(03)選擇需要編輯的內容,然後點擊“插入合併域”,在彈出框選擇相應的內容插入。
(04)編輯好要替換的內容後,點擊“合併到新文檔”,在彈出框中選擇“全部”然後點擊確定。此時可以看到文檔已經替換成功了。
(05)如果我們想在一個頁面中插入多條記錄,可以在編輯好要替換的內容後,點擊“插入Next域”,然後複製粘貼該表格,重複操作幾遍。
(06)然後點擊‘合併到新文檔’,在彈出框中選擇“全部”,點擊確定按扭。此時可以看到一個頁面中插入了多個成績單。
總結:
(01)郵件合併的使用:在word文檔中,先建立兩個文檔:一個是包括所有檔案共有的主文檔(如未填寫的成績單等)和一個是包括變化資訊的數據源(姓名、各科分數等),然後使用郵件合併功能在主文檔中插入變化的資訊,合成後的檔案可以儲存爲word文檔,可以打印出來,也可以以郵件形式發出去。
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